กองประชาสัมพันธ์ มทร.ธัญบุรี กำหนดแนวทางขอรับบริการผลิตคอนเทนต์ข่าว ใช้ AI เสริมประสิทธิภาพการผลิต ยกระดับประชาสัมพันธ์องค์กร

กองประชาสัมพันธ์ มทร.ธัญบุรี กำหนดแนวทางขอรับบริการผลิตคอนเทนต์ข่าว
ใช้ AI เสริมประสิทธิภาพการผลิต ยกระดับประชาสัมพันธ์องค์กร

กองประชาสัมพันธ์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี (มทร.ธัญบุรี) มุ่งมั่นพัฒนาระบบการสื่อสารองค์กรให้มีความทันสมัยและมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยฝ่ายข่าว กองประชาสัมพันธ์ ได้กำหนด แนวทางการขอรับบริการผลิตคอนเทนต์ข่าวเพื่อการประชาสัมพันธ์สำหรับหน่วยงานภายใน (Guidelines for University PR News Content Production) เพื่อใช้เป็นบรรทัดฐานในการประสานงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ขั้นตอนการนำเสนอข้อมูล การวางแผนเชิงกลยุทธ์ ตลอดจนกระบวนการตรวจสอบความถูกต้อง โดยนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) มาบูรณาการเพื่อยกระดับงานประชาสัมพันธ์องค์กรในทุกมิติ

The PR Transformation Pipeline: 5 ขั้นตอนสู่การสื่อสารที่ทรงพลังด้วยกระบวนการประชาสัมพันธ์เชิงกลยุทธ์

กระบวนการดำเนินงาน ประกอบด้วย 5 ขั้นตอนหลัก เริ่มต้นจากการแจ้งความประสงค์และนำส่งชุดข้อมูลประชาสัมพันธ์ผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) ล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วันทำการ พร้อมแนบรายละเอียดโครงการและกำหนดการที่ครบถ้วนตามหลัก 5W1H ซึ่งหน่วยงานสามารถนำเทคโนโลยี AI มาช่วยสรุปประเด็นสำคัญเพื่อความรวดเร็วในการพิจารณากรอบงาน จากนั้นฝ่ายข่าวจะดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนกลยุทธ์การสื่อสาร โดยกำหนดกลุ่มเป้าหมายและคัดเลือกรูปแบบสื่อที่เหมาะสม ตลอดจนการใช้คำสำคัญ (Keywords) ที่เป็นกระแสเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลผ่านระบบสืบค้นออนไลน์ (SEO)

ในขั้นตอนการผลิตและสร้างสรรค์สื่อ ทีมงานจะบูรณาการการทำงานร่วมกับหน่วยงานเจ้าของเรื่องเพื่อบันทึกภาพและสัมภาษณ์ผู้ให้ข้อมูลเชิงลึก โดยประยุกต์ใช้เทคโนโลยี Generative AI เข้ามาเสริมประสิทธิภาพการผลิตในหลากหลายมิติ ทั้งการออกแบบองค์ประกอบภาพและการพัฒนาคุณภาพระบบเสียงให้มีความคมชัดเป็นมืออาชีพ ก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบคุณภาพและความเรียบร้อยของเนื้อหา (Quality Control) ซึ่งมุ่งเน้นความถูกต้องของข้อมูลวิชาการ ชื่อ-ตำแหน่ง ตลอดจนความสอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนและรักษาความเชื่อมั่นของมหาวิทยาลัยเป็นสำคัญ

Actionable Checklist สำหรับการเตรียมโครงการให้พร้อมสร้าง Impact ด้านการประชาสัมพันธ์

สำหรับการเผยแพร่และรายงานผล กองประชาสัมพันธ์จะดำเนินการนำเสนอเนื้อหาผ่านช่องทางสื่อดิจิทัลในเวลาที่เหมาะสมที่สุดเพื่อสร้างการรับรู้ในวงกว้าง โดยเน้นย้ำว่าการเตรียมข้อมูลที่ชัดเจน การประสานงานที่รวดเร็ว และการจัดเตรียมไฟล์สื่อที่ถูกต้องตามหลักกฎหมายลิขสิทธิ์ จะเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การประชาสัมพันธ์สัมฤทธิ์ผลตามวัตถุประสงค์ ทั้งนี้ การให้บริการดังกล่าวถือเป็นภารกิจสนับสนุนหน่วยงานภายในโดยไม่มีค่าธรรมเนียมหรือค่าใช้จ่ายใด ๆ เพื่อร่วมขับเคลื่อนภาพลักษณ์ที่ดีของ มทร.ธัญบุรี อย่างยั่งยืน

แผนผังกระบวนการขอรับบริการผลิตคอนเทนต์ข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับหน่วยงานภายใน

5 ขั้นตอนการขอรับบริการผลิตคอนเทนต์ข่าวเพื่อการประชาสัมพันธ์สำหรับหน่วยงานภายใน
ขั้นตอนที่ 1: การแจ้งเรื่องและนำส่งชุดข้อมูล
หน่วยงานเจ้าของเรื่องเริ่มต้นกระบวนการโดยส่งความประสงค์ผ่านระบบ E-Office ล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วันทำการ พร้อมแนบชุดข้อมูลพื้นฐานให้ครบถ้วน
รายละเอียดสำคัญ – ข้อมูลควรครอบคลุมหลัก 5W1H (ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร) โดยเฉพาะวัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และกำหนดการล่าสุด
การประยุกต์ใช้ AI – หน่วยงานสามารถใช้ AI ช่วยสรุปเนื้อหาโครงการจากเอกสารหลายหน้า ให้เหลือเพียงประเด็นสำคัญ เพื่อความรวดเร็ว
คำแนะนำพิเศษ – ข้อมูลที่ชัดเจนคือ “สารตั้งต้น” ที่ดี ช่วยให้พิจารณาอนุมัติกรอบการทำงานได้รวดเร็ว และลดโอกาสการแก้ไขงานในขั้นตอนสุดท้ายได้มากกว่า 50%

ขั้นตอนที่ 2: การวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนกลยุทธ์การสื่อสาร
เมื่อได้รับอนุมัติ ฝ่ายข่าวจะนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อกำหนดจุดขายและวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมาย (Segmentation) เพื่อเลือกรูปแบบสื่อ (เช่น สกู๊ปข่าว, อินโฟกราฟิก, วิดีโอสั้น) และช่องทางเผยแพร่ที่เหมาะสม
รายละเอียดสำคัญ – จะมีการยืนยันบุคคลสำคัญที่สามารถให้ข้อมูลเสริมเชิงลึกได้ และนัดหมายลงพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมกับผู้ประสานงานหลัก
การประยุกต์ใช้ AI – ใช้ AI ช่วยวิเคราะห์คำสำคัญ (Keywords) ที่กำลังเป็นกระแส เพื่อปรับปรุงหัวข้อข่าวให้เข้ากับเทรนด์การค้นหา (SEO)
คำแนะนำพิเศษ – การตีโจทย์เพื่อหาจุดขายของโครงการอย่างแม่นยำ จะช่วยให้สื่อที่ผลิตออกมามีความน่าสนใจและสะกดใจกลุ่มเป้าหมายสูงสุด

ขั้นตอนที่ 3: การผลิตและสร้างสรรค์สื่อประชาสัมพันธ์
ฝ่ายข่าวและฝ่ายผลิตและเผยแพร่ บูรณาการการทำงานร่วมกันตามแผนที่วางไว้ โดยลงพื้นที่เก็บบันทึกภาพนิ่ง วิดีโอ หรือสัมภาษณ์บุคคลสำคัญ
รายละเอียดสำคัญ – มุ่งเน้นการถ่ายทอดภาพลักษณ์ความเป็น “นวัตกรและผู้ประกอบการสร้างสรรค์” และ “นวัตกรรม” ตามอัตลักษณ์ของมหาวิทยาลัย
การประยุกต์ใช้ AI – นำเทคโนโลยีมาเพิ่มประสิทธิภาพ เช่น ใช้ Generative AI ช่วยออกแบบองค์ประกอบภาพ, ปรับปรุงคุณภาพเสียงสัมภาษณ์ (Voice Enhancement) และเกลาสำนวนข่าวให้เหมาะกับแต่ละแพลตฟอร์ม
คำแนะนำพิเศษ – การใช้เทคนิค Storytelling ควบคู่กับการคุมโทนภาพลักษณ์ (Brand Identity) จะช่วยให้คอนเทนต์มีมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบและควบคุมคุณภาพ
ก่อนการเผยแพร่ ทีมงานจะส่งร่างเนื้อหาให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องพิจารณาตรวจสอบความเรียบร้อยร่วมกันอีกครั้ง หากพบข้อผิดพลาดจะถูกส่งกลับไปแก้ไขทันที
รายละเอียดสำคัญ – เน้นตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลวิชาการ ตัวสะกด ชื่อ-ตำแหน่งบุคคล ลิขสิทธิ์สื่อ และความสอดคล้องกับ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
คำแนะนำพิเศษ – การตรวจความเสี่ยงและข้อเท็จจริงในขั้นตอนนี้ ถือเป็นหัวใจสำคัญในการป้องกัน Crisis สร้างความเชื่อมั่น และรักษาความเป็นมืออาชีพขององค์กร

ขั้นตอนที่ 5: การเผยแพร่และประเมินผลการสื่อสาร
เมื่อคอนเทนต์ผ่านการอนุมัติความถูกต้อง จะเข้าสู่กระบวนการเผยแพร่สู่สาธารณะผ่านช่องทาง Website, Social Media หรือเครือข่ายประชาสัมพันธ์ที่กำหนด
รายละเอียดสำคัญ – เลือกช่วงเวลาที่เหมาะสม (Prime Time) ในการลงสื่อเพื่อสร้างการรับรู้สูงสุด กรณีหน่วยงานมีไฟล์ภาพ/วิดีโอคุณภาพสูง สามารถส่งมอบผ่านระบบ Cloud Storage เพื่อจัดเก็บเป็นคลังสื่อ (Media Assets) ได้
คำแนะนำพิเศษ – การเผยแพร่ไม่ใช่จุดสิ้นสุดกระบวนการ แต่คือ จุดเริ่มต้น ของการสร้างปฏิสัมพันธ์ (Engagement) เพื่อสะท้อนความสำเร็จของโครงการ

*ทั้งนี้ แนวทางการดำเนินงานนี้สอดคล้องกับเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) ขององค์การสหประชาชาติ ได้แก่ เป้าหมายที่ 9 (อุตสาหกรรม นวัตกรรม และโครงสร้างพื้นฐาน) ในเป้าหมายย่อยที่ 9.5 ผ่านการนำเทคโนโลยีดิจิทัล ระบบ E-Office และปัญญาประดิษฐ์ (AI) มาประยุกต์ใช้เพื่อยกระดับขีดความสามารถทางเทคโนโลยีและสร้างนวัตกรรมด้านการสื่อสารของมหาวิทยาลัยให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ควบคู่กับเป้าหมายที่ 16 (ความสงบสุข ยุติธรรม และสถาบันที่เข้มแข็ง) ซึ่งตอบสนองเป้าหมายย่อย 16.6 ในการสนับสนุนการเป็นสถาบันที่มีประสิทธิผล มีความรับผิดชอบ และโปร่งใส ผ่านกระบวนการตรวจสอบข้อเท็จจริงอย่างเป็นระบบ ผนวกกับเป้าหมายย่อย 16.10 ที่มุ่งรับประกันการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารสาธารณะ พร้อมทั้งคุ้มครองสิทธิขั้นพื้นฐานผ่านการกำกับดูแลและจัดการข้อมูลส่วนบุคคลตามหลักกฎหมาย (PDPA) อย่างเคร่งครัด เพื่อสร้างมาตรฐานการสื่อสารองค์กรที่น่าเชื่อถือและตรวจสอบได้

เรื่อง/ภาพ/เผยแพร่ : ฝ่ายข่าว กองประชาสัมพันธ์ มทร.ธัญบุรี
ภาพประกอบ : Generative AI